Ce règlement vise à établir les principes et valeurs préalables à l’utilisation de la plateforme web accessible via choix-stages.app, internat.app, internes.app, oppi.app, evaluations.app et prechoix.app (ci-après "plateforme").

Principe premier

Les internes et leurs représentants doivent pouvoir disposer d’un outil commun de partage de contenu afin d’améliorer les conditions du choix des stages.

L’utilisation de la plateforme implique l’acceptation de ce règlement. OPPI s’engage à informer ses utilisateurs de toute modification du présent règlement, lequel s’applique immédiatement si l’utilisateur poursuit son utilisation de la plateforme. OPPI respecte une indépendance politique.

Compte utilisateur

L’inscription sur la plateforme est gratuite et ouverte à toute personne physique, majeure et capable, disposant d’une adresse e-mail valide et active. Sont considérés comme "Utilisateurs" toutes les personnes inscrites sur la plateforme. L’ensemble des informations transmises par l’utilisateur doit être exact et chaque utilisateur ne peut ouvrir qu’un seul compte. L’utilisateur souhaitant s’inscrire doit choisir un mot de passe strictement confidentiel et personnel. Il revient à ce dernier d’en maintenir le secret absolu.

Un utilisateur avec un statut interne, ci-après « Utilisateur Interne » correspond à un étudiant affecté au Diplôme d’Études Spécialisées en médecine, pharmacie ou odontologie. Un utilisateur avec un statut non interne, ci-après « Utilisateur Non Interne », désigne par opposition toute personne ne relevant pas de cette condition. Ce statut est déterminé à l’inscription et confirmé au décours de la procédure de validation de chaque compte.
Après l’inscription, chaque compte utilisateur est soumis à une procédure de validation. Les fonctionnalités des comptes non validés sont restreintes. Les comptes sont validés par les « administrateurs » selon les conditions mentionnées sous « Conditions d’accès aux données de la plateforme ». Cette validation permet de s'assurer de l'intégrité et de la validité des données transmises ou renseignées par les Utilisateurs ; et en particulier à contrôler le statut déclaré des Utilisateurs, notamment celui d'interne (authentification).

Un Utilisateur Interne ou Non Interne disposent de fonctionnalités différentes sur la Plateforme. En particulier, des restrictions s’appliquent automatiquement aux Utilisateurs Non Internes pour empêcher la consultation des évaluations de stage.

Un compte peut être bloqué par un administrateur en cas de non-respect de ce règlement. Ce blocage empêche toute participation sur la plateforme et la consultation des évaluations. Ce blocage doit faire l’objet d’une information auprès de l’Utilisateur par l’administrateur qui en est à l’origine, ou un de ses collaborateurs.

Les fonctionnalités des comptes d’un Utilisateur Interne sont automatiquement restreintes à la fin de sa période d’internat, et empêchent notamment l’accès aux évaluations de stage.

Conditions d’accès aux données de la plateforme

OPPI met en place des partenariats, encadrés par un contrat, avec des organisations locales ou nationales, dont la légitimité est fondée soit sur l'élection de ses membres par les internes soit par règle de droit (association ou syndicat des internes, ARS, faculté de médecine, etc.), ci-après « Partenaires ».
Ces partenaires accèdent aux outils d’administration de la plateforme et aux données à caractère personnel des Utilisateurs rattachés aux subdivisions et aux DES encadrés par le contrat. Les Utilisateurs donnent leur accord pour cet usage au moment de la collecte des leurs données ; une URL dédiée à chaque partenaire, et à partir de laquelle l’Utilisateur accède à la plateforme, permet de différencier explicitement les destinataires de cette collecte parmi l’ensemble des partenaires. Ipso facto, lorsque l’Utilisateur valide un formulaire de recueil de données qui précise les conditions de partage des données recueillies avec le ou les partenaires en rapport avec sa subdivision et son DES, le consentement de l’utilisateur à ce partage est considéré comme acquis. Un contrôle sur la subdivision et le DES d’inscription de l’interne permet si nécessaire de rediriger l’Utilisateur vers le partenaire adéquat. Dans le cas où l’Utilisateur s’opposerait à ce partage, il devra se désinscrire de la Plateforme en sollicitant OPPI. Dans le cas d’un Utilisateur Interne effectuant un semestre en dehors de sa subdivision ou de son DES d’inscription, un partage de ses données personnelles avec le partenaire adéquat lui est systématiquement proposé, pour lui permettre de bénéficier des services adaptés à ce changement ; l’Utilisateur Interne peut s’opposer à ce partage.

Chaque partenaire fixe, dans le respect de ce règlement, les conditions du partage des données collectées sur la plateforme entre ses collaborateurs, en particulier les règles de consultation et de modification de ces données, par un système de délégation de droits (création d’un profil) ; ces collaborateurs-utilisateurs sont alors nommés « Administrateur ». La création d’un profil d’Administrateur régit ainsi la nature des opérations de traitement autorisées sur les données à caractère personnel des Utilisateurs et les autres types de données (données sur les terrains de stage par exemple).

Chaque partenaire veille parallèlement à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel :
- s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité,
- reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.

Chaque partenaire est tenu de maintenir à jour la liste de ses Administrateurs et de vérifier régulièrement les habilitations, et en particulier de retirer les autorisations des personnes ayant quitté leur organisation ou ayant changé de fonction. Chaque partenaire s’engage à ne pas accorder à un Administrateur plus de privilèges que nécessaire.

Évaluations de stage

Les évaluations de stage sont soumises à la législation française sur les avis en ligne.
Les avis en ligne sur les évaluations de stage sont non publics ; ils sont réservés aux utilisateurs internes de la plateforme et à leur syndicat ou association les représentant.

Les conditions de consultation des évaluations de stage sont déterminées par le partenaire pour les Utilisateurs Internes qui lui sont rattachés (utilisateurs autorisés). La publication et la consultation des avis peuvent être soumises à contrepartie et/ou accessibles sous condition ; dans ce cas, ces conditions et contreparties doivent être clairement publiées et accessibles, être raisonnables et proportionnées ; l’obligation de publier une évaluation pour accéder aux autres évaluations ou la limitation de l’accès sur un temps délimité sont par exemple des conditions acceptables. Lorsqu’une contribution financière est réclamée en contrepartie de l’accès aux évaluations, par exemple au travers du paiement d’une cotisation par l’Interne à son association ou syndicat local, cette contribution doit être raisonnable, déterminée en conscience et ne pas donner lieu à profit.
La consultation des évaluations de stage est interdite aux utilisateurs non internes, sauf s’ils sont des membres de l’association ou syndicat représentant les internes, et à condition qu’il n’existe aucun conflit d’intérêt à disposer des évaluations de stage. Un conflit d’intérêt existe si une évaluation accessible à l’utilisateur peut le concerner lui-même directement ou indirectement, en dehors de son statut d’interne ; par exemple, et sans que ce soit limitatif, un conflit d’intérêt existe si l’utilisateur peut consulter une évaluation qui concerne un établissement où ce dernier y exerce une autre activité que celui d’interne.

Si certaines zones de commentaire issues des avis en ligne sont partagées avec des Utilisateurs Non Internes, comme le coordonnateur de DES, ces zones sont spécifiquement encadrées pour permettre à l’interne contributeur de les distinguer. L’Utilisateur Interne est libre de renseigner ces zones ; lorsqu’il les renseigne, son consentement au partage de son commentaire est considéré comme acquis.

Chaque semestre, tous les internes sont sollicités pour le dépôt de leur évaluation de stage, et à condition que le module d’évaluation ait été activé dans leur subdivision selon le contrat établi avec le partenaire. Les avis sont collectés uniquement auprès des Utilisateurs Internes authentifiés et actifs ; seuls les avis des comptes validés sont publiés.
Lorsque le stage de l’interne s’est déroulé sur plusieurs terrains de stage, plusieurs évaluations sur la même période sont requises. Un seul avis par terrain de stage et par semestre est autorisé.

Les avis sont publiés immédiatement ou après contrôle. Ils restent accessibles pendant une période de 36 mois et sont conservés conformément à notre politique de conservation des données stipulée dans nos mentions légales. Les évaluations en ligne font l’objet d’un contrôle par les administrateurs désignés par le partenaire en charge de la subdivision, soit au préalable soit à posteriori de sa publication. Ce contrôle vise à vérifier l’absence de contenu inapproprié, à authentifier l’interne, à vérifier la preuve de son affectation sur le stage évalué,et à vérifier son contenu en vue de son intégration technique (adresse du stage, etc.). Le refus de publication peut être en lien avec le non-respect de la règlementation en vigueur ou d’informations insuffisantes ou erronées. L’interne est informé en cas de rejet de son avis. En dehors de ces refus, tous les avis positifs ou négatifs sont publiés.
Si l’auteur de l’avis l’a autorisé au moment de publier son avis, il peut être contacté par email par un Utilisateur autorisé à la consultation. La plateforme fait office d’intermédiaire dans l’échange pour conserver la confidentialité des coordonnées de l’auteur.
L’avis peut être modifié pendant une durée limitée mentionnée sur le formulaire de recueil de l’avis, et par défaut jusqu’à 90 jours. Les dates de publication initiale et de modification de l’avis sont mentionnées en regard de l’avis.
Les évaluations douteuses ou litigieuses peuvent être signalées gratuitement à OPPI.

Les responsables de terrain de stage (RTS) ou les établissements n’ont pas accès aux évaluations, ne peuvent ni les modifier, ni les supprimer. Cette mesure vise à protéger les internes de représailles en lien avec la publication de leur avis. La modération des évaluations offre la possibilité de contrôler le caractère éventuellement diffamatoire d’un avis, et donc à protéger la réputation des établissements et des RTS, et permet en outre de répondre et de traiter un problème potentiel concernant le stage.

Les avis sont présentés par défaut par ordre chronologique du plus récent au plus ancien.

Chaque utilisateur respecte un devoir de confidentialité, de bienveillance et de solidarité à l’égard des évaluations publiées et consultées. La confidentialité est garant de la liberté d’expression et de la libre circulation des informations au sein de la plateforme. Notamment, rien ne peut justifier de rompre la confidentialité des évaluations consultées. Il est interdit de diffuser le contenu des évaluations, y compris d’en disposer pour des tiers. Seuls les associations ou syndicats qui représentent les internes sont autorisés à diffuser et à partager des contenus anonymisés et agrégés des évaluations (par exemple sous la forme de statistiques) si l’objectif est de défendre les intérêts collectifs des internes, mais sans jamais compromettre les principes de confidentialité et de solidarité. Un contenu agrégé et anonymisé est un contenu qui ne permet pas de remonter à son auteur, cela inclue la divulgation de données qui, si elles sont mises bout à bout, permettraient d’identifier un interne (par exemple le semestre et la période évaluée). Si la divulgation de contenu pouvait entraver ces principes, elle ne doit pas s’opérer.

Le contenu des évaluations doit respecter les lois en vigueur quant aux propos diffamatoires, injurieux ou racistes. Les propos subversifs ou visant explicitement une personne sont interdits. Un contenu jugé inapproprié pourra être supprimé.

Modalités de financement

OPPI est une association à but non lucratif.
Son financement vise exclusivement le remboursement des frais de gestion et de fonctionnement de la plateforme, indispensable à sa pérennité et à permettre de satisfaire les objectifs contractuels d’OPPI avec ses partenaires.
Le financement principal de la plateforme est réalisé grâce aux contributions financières de chaque partenaire, selon les modalités contractuelles établies entre OPPI et ses partenaires. Le montant des contributions doit couvrir les frais engendrés dans le cadre de l’accomplissement des obligations du contrat. Ces frais sont estimés semestriellement ou annuellement dans ce même contrat.
OPPI ne sollicite pas directement les internes pour contribuer au financement de la plateforme.

Rôle des administrateurs sur la plateforme

Chaque partenaire veille au respect de ce règlement pour tous les utilisateurs qui lui sont rattachés.

Chaque partenaire désigne des Administrateurs en charge de la vérification, de l’ajout ou de la modification des données collectées sur la Plateforme. Chaque Administrateur s'assure de l'intégrité et de la validité des données transmises ou renseignées ; et en particulier à contrôler le statut, Interne ou Non Interne, déclaré des Utilisateurs - lorsque son profil d’habilitation le permet. Dans ce cadre, il ne peut pas être demandé aux Utilisateurs des informations personnelles excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées.

En application de la réglementation en vigueur, chaque administrateur est responsable de la sécurité des données auxquelles il accède. L’insuffisance de sécurisation est une négligence sanctionnable. Il est interdit d’utiliser à son profit ou de diffuser les données personnelles des utilisateurs sans leur accord explicite et individuel, et notamment en dehors de l’usage prévu par ce règlement.

Obligations de l’interne pendant la procédure de choix des stages en amphi virtuel

Lorsqu’un amphi virtuel est programmé, les internes concernés sont convoqués par email : une date, une heure et une durée de passage sont indiquées pour que l’interne réalise son choix de stage. L’heure de passage s’affiche également sur la plateforme et tient compte des éventuels retard accumulés. A son heure de passage, l’interne bénéficie de la meilleure offre de stages tenant compte de son classement et des choix effectués précédemment.
Si l’interne se connecte après son heure de passage, il peut toujours effectuer un choix. Seuls les postes restant au choix au moment de la connexion lui sont alors proposés. L’interne perd dans ce cas le bénéfice de son classement.

Si l’interne ne peut pas se connecter à l’heure de passage, il peut déléguer son pouvoir à un mandataire (procuration numérique). Les mêmes règles s’appliquent au mandataire.

OPPI s’assure du respect de ce règlement et est en droit d’interdire l’accès à la plateforme aux contrevenants.

Mentions légales

Éditeur et champ d’application

La plateforme est éditée par l’association OPPI, association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901 et enregistrée au Répertoire national des associations sous le numéro W941011782.

Siège social : 27 avenue de Locmariaquer, 44500 La Baule-Escoublac Président de l’association et directeur de la publication : Maxence Laroye Contact : formulaire de contact de l’association

Les présentes mentions concernent exclusivement les plateformes OPPI accessibles via choix-stages.app, internat.app, internes.app, oppi.app, evaluations.app et prechoix.app, quel que soit le sous-domaine utilisé.

Hébergement

La plateforme est hébergée par IONOS SARL, 7 place de la Gare, BP 70109, 57201 Sarreguemines Cedex, France — téléphone : 08 05 54 21 80.

Accessibilité

La plateforme est en principe accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sous réserve des interruptions programmées ou non nécessaires à la maintenance, à la sécurité du service ou résultant d’un cas de force majeure. OPPI met en œuvre les moyens raisonnables pour rétablir le service en cas d’indisponibilité.

Protection des données personnelles

Les données sont traitées par OPPI. Lorsqu’un organisme partenaire utilise la plateforme pour ses propres missions, il est également responsable des traitements qu’il décide de réaliser. Son identité est indiquée sur la plateforme. Les données sont utilisées pour créer et sécuriser les comptes, gérer les habilitations, les cursus, les stages, les choix et préchoix, les évaluations, les communications et l’assistance aux utilisateurs.

Chaque traitement repose sur la base juridique correspondant à sa finalité et au rôle de l’organisme concerné : l’exécution d’un contrat lorsque le traitement est nécessaire au service demandé, le respect d’une obligation légale ou réglementaire, le cas échéant l’exécution d’une mission d’intérêt public confiée à un organisme partenaire, ou l’intérêt légitime d’OPPI à assurer le fonctionnement et la sécurité de la plateforme. Lorsqu’un traitement facultatif repose sur le consentement, celui-ci est demandé séparément, pour une finalité précise, et peut être retiré à tout moment.

Le contenu des évaluations peut être utilisé sous une forme anonymisée afin de produire des statistiques sur les conditions de stage, de travail et de formation des internes, notamment par subdivision, région, DES ou discipline. Ces statistiques ne permettent pas d’identifier les personnes ayant déposé une évaluation.

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées au sein d’OPPI, aux administrateurs autorisés des organismes partenaires et aux prestataires techniques nécessaires au service. Elles ne sont ni vendues ni utilisées à des fins commerciales étrangères aux missions d’OPPI.

Chaque personne peut, selon les conditions prévues par le RGPD, demander l’accès à ses données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement ou leur portabilité, s’opposer à un traitement et retirer son consentement lorsqu’il constitue la base juridique du traitement. Ces droits peuvent être exercés depuis le compte utilisateur ou au moyen du formulaire de contact. Une réclamation peut également être adressée à la CNIL.

Compte, accès et inactivité

La désactivation d’un compte ou d’une habilitation pour inactivité empêche toute nouvelle opération au moyen de cet accès. Elle suspend l’accès, mais ne vaut pas suppression immédiate des données associées.

À la fermeture du compte, les identifiants et moyens d’accès sont supprimés ou rendus définitivement inutilisables. Les données devenues inutiles sont supprimées. Seules les données encore nécessaires au respect d’une obligation légale ou réglementaire, à un besoin administratif ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice sont conservées en archivage intermédiaire. Elles sont séparées des données utilisées couramment, accessibles uniquement aux personnes habilitées, puis supprimées à l’expiration de la durée qui leur est applicable.

Pour les internes, le cycle de conservation commence à la date effective de fin du cursus. Pour les comptes sans cursus réglementé, l’inactivité est appréciée à partir de la dernière connexion enregistrée ou, si aucune connexion n’a jamais eu lieu, à partir de la création du compte. Un compte disposant encore d’une habilitation valable n’est pas considéré comme inactif.

Durées principales de conservation

• Compte d’un interne : à compter de la fin effective du cursus, le compte devient inactif. Le compte et le dossier sont conservés cinq ans en base pour les usages administratifs autorisés, puis un an en lecture seule avec un accès restreint. Le compte est ensuite supprimé de la base ; seules les données administratives nécessaires sont conservées quatre années supplémentaires dans l’archive métier, soit une durée totale maximale de dix ans après la fin effective du cursus.
• Compte sans cursus réglementé ou compte administratif : lorsqu’il ne bénéficie plus d’aucun accès valable, la procédure de suppression commence après trente mois sans connexion.
• Évaluations de stage : accessibles pendant trente-six mois ; leur conservation ultérieure suit le cycle du compte auquel elles se rattachent.
• Journaux de connexion, de sécurité, de modification et d’export : douze mois.
• Support Help Scout : le profil et ses conversations sont supprimés douze mois après la suppression physique du compte OPPI.
• Sauvegardes techniques chiffrées : six mois.
• Documents comptables et justificatifs de paiement : dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
• Preuves nécessaires au traitement des demandes relatives aux données personnelles : cinq ans après la clôture de la demande.

Prestataires techniques

OPPI fait appel à des prestataires agissant pour son compte et dans la limite des services qui leur sont confiés :

• IONOS / Acronis : hébergement et sauvegardes chiffrées ;
• Mailjet : acheminement des courriels, suivi technique de leur remise ;
• OVHcloud : acheminement des SMS, suivi technique de leur remise ;
• HelpScout : centre d’aide, traitement et suivi des demandes d’assistance ;
• Google Maps Platform : géocodage d’adresses, calcul de distances et affichage d’éléments sur une carte ;
• OpenAI : fonctions d’assistance pour certains usages administratifs.

Pour permettre l’accès au support depuis une session connectée, OPPI transmet à HelpScout le nom et l’adresse électronique associés au compte au moyen d’un mécanisme d’identification sécurisée. HelpScout traite également le contenu des échanges et les pièces jointes que la personne choisit d’envoyer au support. L’accès aux conversations est limité aux personnes habilitées au sein d’OPPI.

Selon la fonction utilisée, Google Maps Platform peut recevoir des adresses ou des coordonnées géographiques. Le chargement de ces services dans le navigateur implique également la transmission à Google de l’adresse IP et des informations techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service. Google traite ces informations conformément à ses règles de confidentialité. OPPI n’utilise pas Google Maps à des fins publicitaires ou de mesure d’audience.

Les fonctions faisant appel à OpenAI utilisent des données minimisées ou pseudonymisées. Les coordonnées directes ne sont pas transmises. Les réponses produites constituent une assistance : les décisions restent prises par les personnes habilitées.

HelpScout, Google et OpenAI peuvent réaliser des traitements hors de l’Espace économique européen.

Courriels envoyés par OPPI

OPPI n’insère pas dans ses courriels de pixel ni d’autre dispositif destiné à déterminer si un message a été ouvert, à quelle heure il a été consulté ou depuis quel appareil. Les liens contenus dans les courriels ne font pas l’objet d’un suivi individualisé des clics à des fins de mesure d’audience ou d’analyse du comportement des destinataires.

OPPI et son prestataire d’envoi traitent uniquement les informations nécessaires à l’acheminement, à la sécurité et au diagnostic des envois : destinataire, date, objet, statut de remise, rejet ou erreur technique. Ces informations ne permettent pas de savoir si le message a été lu.

Cookies et stockages locaux

Les plateformes OPPI n’utilisent pour leur propre compte que des cookies et stockages locaux nécessaires à leur fonctionnement, à leur sécurité ou à la mémorisation d’un choix demandé par l’utilisateur. OPPI ne dépose aucun cookie publicitaire ou de mesure d’audience.

• Session d’authentification : pendant la durée de la session, avec suppression à la déconnexion ou à la fermeture du navigateur ;
• Connexion mémorisée à la demande de l’utilisateur : un mois ;
• Préférences et choix fonctionnels : utilisés pour mémoriser temporairement l’acceptation de la charte des évaluations, certains réglages d’affichage et les alertes déjà consultées. Selon la fonction, ils sont conservés de dix jours à six mois, jusqu’à la modification du choix ou de la version concernée, ou jusqu’à l’effacement des données du navigateur ;
• Module d’assistance Help Scout : stockages techniques nécessaires à l’ouverture du centre d’aide et au suivi d’une demande ;
• Google Maps Platform : lorsque des fonctions de géocodage ou de cartographie sont chargées dans le navigateur, Google peut utiliser des cookies ou des technologies similaires pour fournir et sécuriser son service.

OPPI n’utilise pas ces dispositifs pour suivre la navigation entre plusieurs services ou établir un profil publicitaire.

Journalisation et sécurité

OPPI journalise les événements nécessaires à la sécurité et à la traçabilité : authentifications, modifications ou exports de données, auteur de l’opération, date et informations techniques utiles, dont l’adresse IP lorsqu’elle est nécessaire. Ces journaux sont accessibles aux seules personnes habilitées et conservés pendant douze mois.

OPPI met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données, à contrôler les habilitations et à limiter les accès aux seules personnes qui en ont besoin. Les violations de données sont évaluées et, lorsque la réglementation l’exige, notifiées à la CNIL et aux personnes concernées.

Propriété intellectuelle

L’ensemble des éléments de la plateforme web, notamment son ergonomie, ses textes, ses éléments graphiques, ses programmes et ses bases de données, pris ensemble ou séparément, sont protégés par le Code de la propriété intellectuelle.

Toute représentation, reproduction, adaptation ou exploitation non autorisée de tout ou partie de ces éléments est interdite et susceptible de constituer une contrefaçon. Il est également interdit d’introduire sur la plateforme des données susceptibles d’en altérer le contenu, le fonctionnement ou l’apparence.

Loi applicable et juridiction

Les présentes mentions légales sont régies par la loi française. En cas de différend et à défaut d’accord amiable, le litige relève des juridictions compétentes selon les règles de droit commun.